Τι να κάνει ο host όταν ο επισκέπτης αρνείται
Αν ένας επισκέπτης δεν ανταποκρίνεται στο αίτημά σας για τα στοιχεία του, οι ειδικοί συνιστούν να ακολουθήσετε μια συγκεκριμένη στρατηγική:
Προληπτική και σαφής επικοινωνία
Μην περιμένετε την τελευταία στιγμή ή το check-out. Ενσωματώστε στα αυτοματοποιημένα μηνύματα καλωσορίματος (pre-arrival messages) μια ευγενική αλλά ξεκάθαρη επεξήγηση. Εξηγήστε στον πελάτη ότι, βάσει της ελληνικής νομοθεσίας, η δήλωση της διαμονής στην ΑΑΔΕ είναι νομική υποχρέωση και όχι προαιρετική επιθυμία του οικοδεσπότη. Για τους ξένους τουρίστες, τονίστε ότι ζητείται αποκλειστικά αριθμός διαβατηρίου και όχι ΑΦΜ.
Επίκληση της ασφάλειας και της νομιμότητας
Πολλοί επισκέπτες (ιδίως από το εξωτερικό) φοβούνται το phishing ή την υποκλοπή στοιχείων όταν τους ζητείται ΑΦΜ. Εξηγήστε ότι τα στοιχεία ζητούνται για την εκπλήρωση των φορολογικών και διοικητικών υποχρεώσεων που προβλέπει η ελληνική νομοθεσία και ότι πρέπει να διαχειρίζονται σύμφωνα με τις ισχύουσες υποχρεώσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Αξιοποίηση των επίσημων καναλιών της πλατφόρμας
Όλες οι επικοινωνίες πρέπει να γίνονται μέσω της εσωτερικής συνομιλίας (messaging) της πλατφόρμας (π.χ. Airbnb inbox), ώστε να μπορεί να αποδείξει, εφόσον χρειαστεί, ότι ζήτησε εγκαίρως τα απαιτούμενα στοιχεία.
Όταν ο πελάτης αρνείται να δώσει ΑΦΜ
Αν ο πελάτης αρνείται να γνωστοποιήσει τον ΑΦΜ του, ο host βρίσκεται αντιμέτωπος με ένα πρακτικό ζήτημα για το οποίο δεν θα πρέπει να αναζητήσει αυθαίρετη λύση. Η ΑΑΔΕ προβλέπει την υποβολή Δήλωσης Βραχυχρόνιας Διαμονής για κάθε σχετική μίσθωση, όμως ο host δεν θα πρέπει να συμπληρώνει πλασματικά ή τυχαία φορολογικά στοιχεία που δεν διαθέτει. Είναι σκόπιμο να διατηρεί τα στοιχεία που έχει λάβει από την πλατφόρμα, όπως το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία της κράτησης, και να συμβουλεύεται τον λογιστή ή φοροτεχνικό του για τον ορθό χειρισμό της συγκεκριμένης περίπτωσης.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται και σε παλαιότερες πληροφορίες που εξακολουθούν να κυκλοφορούν online. Η ύπαρξη παλαιότερων οδηγιών για χρήση εννέα μηδενικών («000000000») σε συγκεκριμένες φορολογικές διαδικασίες δεν σημαίνει ότι ο ίδιος αριθμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί σήμερα ως γενική λύση όταν ο ΑΦΜ ενός επισκέπτη δεν είναι διαθέσιμος. Η ισχύουσα διαδικασία πρέπει να ελέγχεται με βάση τις τρέχουσες οδηγίες της ΑΑΔΕ.
Η έγκαιρη ενημέρωση είναι το κλειδί
Η έλλειψη συντονισμού μεταξύ των διεθνών πλατφορμών κρατήσεων και της ελληνικής φορολογικής διοίκησης (ΑΑΔΕ) συνεχίζει να δημιουργεί τριβές. Ο καλύτερος «σύμμαχος» του οικοδεσπότη είναι η διαφάνεια από την πρώτη στιγμή. Ενημερώνοντας τους επισκέπτες πριν καν φτάσουν στο κατάλυμα για τους λόγους που απαιτείται το ΑΦΜ ή το διαβατήριο, οι περισσότερες παρεξηγήσεις λύνονται, προστατεύοντας έτσι την επιχείρηση από περιπέτειες και πρόστιμα.